L’envoi de factures électroniques standardisées est désormais disponible pour les cliniques vétérinaires de certains pays (Belgique, Allemagne, Pays-Bas, Luxembourg), lorsqu’elles facturent des clients assujettis à la TVA (B2B).
Un système similaire sera mis en place courant 2026 pour les cliniques vétérinaires d’autres pays.

🔹Activation de l’option e-facture

Si vous souhaitez activer cette option, veuillez, s’il vous plaît, contacter le support Vetup et nous fournir : 

• Le KBIS de votre société de facturation (ou équivalent).
• La carte d’identité du représentant légal de votre structure. 
• L’IBAN de votre société de facturation.
• Le numéro de TVA de votre société de facturation.
• Le numéro d’entreprise de votre société de facturation (SIRET, …).
• Précisez nous également le mode de règlement e-facture souhaité (virement bancaire ou SEPA).

⚠️ En cas de modification ultérieure d’une des informations listées ci-dessus, merci de nous contacter afin que nous puissions effectuer les mises à jour nécessaires.

 

🔹PARAMÈTRES GÉNÉRAUX (Société de facturation)

⚠️ Depuis les Coordonnées de facturation > Général > l’adresse complète (pays compris), le numéro de téléphone (au format international par exemple +32 pour la Belgique) et l’adresse e-mail doivent être obligatoirement renseignés.
→ Il s’agit ici de renseigner les différentes informations correspondant à vos coordonnées de facturation, qui peuvent être différentes de celles de votre structure. Elles doivent être identiques aux coordonnées officielles enregistrées sur le site de la BCE. 

 

📌 Depuis Coordonnées de facturation > Divers > Vous pouvez suivre l’avancée de la mise en place des e-factures : 

• VALIDE : La validation est terminée et vous pouvez envoyer des factures électroniques.

 

🔹Paramétrages à effectuer sur les dossiers de vos clients professionnels

Dès lors que les e-factures ont été activées par le support Vetup, vous pourrez, dans chaque fiche client professionnel, cliquer sur MODIFIER > Divers > puis sélectionner le service de facturation électronique et remplir les diverses informations demandées (numéro de TVA et SIRET (= numéro de société) de votre client professionnel).
Assurez-vous également que la raison sociale et l’adresse de votre client professionnel soient bien renseignées.

⚠️ Afin que les factures électroniques soient valides pour être transmises à Peppol, il est nécessaire et primordial que les informations renseignées sur Vetup soient identiques aux informations officielles renseignées auprès de Peppol et de la BCE.

1. Vérifiez les coordonnées sur le site de la BCE et corrigez-les dans Vetup si nécessaire en prenant garde à :
   • Ajouter le « BE » pour le n° de TVA.
   • Changez le type de téléphone de « Fixe » à « Bureau » en mettant au format international « +[code du pays] ».
   • Vérifiez sur le site de Peppol si vous trouvez la société grâce à son n° de TVA ou d’entreprise et sélectionnez le bon Préfixe Flowin dans l’onglet Divers de la fiche de votre client. 
     → Si vous trouvez votre client grâce à son numéro de TVA, renseignez le Préfixe Flowin : BE : Numéro de TVA.
     → Si vous trouvez votre client grâce à son numéro d’entreprise, renseignez le Préfixe Flowin : BE : Numéro d’entreprise.

 

📌 Pour information, voici les données à renseigner obligatoirement en fonction du Préfixe Flowin sélectionné dans la fiche de votre client professionnel : 

• BE: Numéro d’entreprise / ondernemingsnummer / Unternehmensnummer (Code : 0208) = SIRET.
• BE: Numéro de TVA / btw-nummer / Mehrwertsteuernummer (Code : 9925)  = Numéro de TVA.
• DE: Mehrwertsteuernummer (Code : 9930) = Numéro de TVA.
• LU: Luxembourg VAT number (Code : 9938) = Numéro de TVA.
• NL: Netherlands KVK (Code : 0106) = SIRET.
• NL: Netherlands VAT (Code 9944) = Numéro de TVA.

 

💡 Vous pouvez retrouver l’ensemble de vos clients professionnels depuis RECHERCHE AVANCÉE > Clients > Type de client > Professionnel > RECHERCHER.

 

🔹Configuration (optionnelle) des délais de paiement 

Depuis PARAMETRES > Coordonnées facturation > Divers > vérifiez les délais de paiement par défaut pour les clients professionnels (si vous utilisez les délais de paiement). Ce sera alors ce délai de paiement qui sera renseigné sur les e-factures si aucun délai de paiement n’a été renseigné sur le dossier de votre client professionnel. 

👀 Voir tuto : Délais de paiement.

📌 Si aucun délai de paiement n’est paramétré, la e-facture sera, par défaut, envoyée avec un délai de paiement de 30 jours.

 

🔹Envoyer une e-facture

Un bouton dédié a été ajouté pour envoyer la facture sur le réseau Peppol.
Le clic sur le bouton ENVOYER E-FACTURE : 

1. Affichera une fenêtre de confirmation d’édition de la facture.
2. Sauvegardera la facture.
3. Enverra la e-facture.
4. Clôturera la facture de manière irréversible. 

En cliquant sur le bouton FACTURE, depuis la visite correspondante, il vous sera possible de visualiser le statut de la facture émise. 

Les statuts disponibles sont : 

• Réceptionnée / Acknowledged : Le document a bien été reçu par le destinataire et sera traité ultérieurement.
• En cours de traitement / In-process : Le document est valide et sera envoyé au client.
• Question posée par le client / Under-query : Le destinataire ne poursuivra pas le traitement sans recevoir des informations supplémentaires du fournisseur.
• Acceptée sous réserve / Conditionally-accepted : Le destinataire a accepté le document sous condition.
• Rejetée / Rejected : Le destinataire a rejeté le document.
• Acceptée / Accepted : Le destinataire a accepté le document.
• Payée / Paid : Le destinataire indique que le document a été partiellement ou totalement payé.

✔️ Il reste tout à fait possible d’imprimer ou de télécharger, en supplément, une facture papier ou PDF.

⚠️ La fonction “Annuler et recréer” reste disponible pour les factures émises sur Vetup. Cependant, la e-facture ne sera pas annulée et l’annulation de celle-ci devra être gérée indépendamment de Vetup, via votre logiciel de comptabilité. 

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