Vous avez passé une commande CDMV via Vetup et elle vient d’être livrée à la clinique. Il faut maintenant réceptionner cette commande pour que les produits soient ajoutés au stock. Cette opération est essentielle, pour le suivi de votre stock et vos registres, notamment pour les produits soumis à la gestion de lots.

Dans CATALOGUE > Commandes Fournisseurs (1) retrouvez la commande à réceptionner dans la liste. Utilisez les filtres (2) si besoin :

• Par date de commande (affichée dans la colonne Date)
• Par centrale d’achat (utile si vous en avez plusieurs)
• Par utilisateur (celui qui a passé la commande)
• Par mot-clé (nom d’un produit présent ou numéro de commande)
• Par état de la commande (doit être à l’état Reçu centrale avant réception, voir tutoriel de passage de commande)

Cliquez sur la ligne de la commande pour l’ouvrir. (3)

Dans la colonne Réceptionner, les quantités inscrites par défaut sont celles commandées. Si un code-barres rouge apparaît à côté d’un produit, cela signifie que ce produit à la gestion de lot activée : il faudra saisir un numéro de lot et une date d’expiration pour valider sa réception. 👉 Voir le tutoriel Gestion des lots.

 

🔹Utilisation du BLI (bon de livraison informatisé)

Vetup récupère automatiquement le bon de livraison informatisé de votre commande. Vous allez l’utiliser afin de remplir automatiquement les quantités que vous avez reçues.

Cliquez sur BON DE LIVRAISON (1).

🔸Cas 1 : Le BLI est trouvé automatiquement

Une fenêtre vous affiche la liste des correspondances de produits trouvées dans le BLI. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

🔸Cas 2 : Le BLI doit être sélectionné

Une fenêtre vous informe que le BL n’a pas été trouvé automatiquement. Ne la fermez pas !

Cliquez sur Recherche Manuelle

Trouvez le BLI associé à votre commande. Pour vous aider, passez la souris sur l’icône de la colonne Produits pour voir la liste des produits en infobulle. Une fois le BLI identifié, cliquez sur la ligne.

Une fenêtre vous affiche la liste des correspondances de produits trouvées dans le BLI. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

Le BLI a automatiquement rempli les quantités de la colonne Réceptionner.
Dans cet exemple, le BLI a détecté un reliquat de Flexadin : seuls 3 sont présents sur les 4 commandés.

🔸Cas 3 : Absence du BLI

Il peut arriver qu’un BLI soit exceptionnellement indisponible, soit en raison d’une mise en ligne tardive par la centrale, soit à cause d’un problème technique de cette dernière ou de Vetup.
Dans ce cas, le BLI n’apparaîtra donc pas dans la liste après votre recherche manuelle.

Lorsque cela se produit les quantités sont automatiquement remises à zéro,

Pour ne pas rester bloqué par cette situation, saisissez manuellement les quantités reçues pour chaque produit en vous aidant de votre bon de livraison papier.

🔹Saisie des numéros de lot

Si vous en avez sur vos produits, cliquez sur les codes-barres rouges pour saisir les numéros de lot et dates d’expiration. Le code-barres devient vert une fois les informations saisies.

Pour renseigner un numéro de lot, vous avez deux possibilités :

• Sélectionner un lot existant déjà enregistré dans votre compte via le sélecteur (1).
• Ou créer un nouveau lot (2).

Dans le formulaire de création de lot (2):

• Remplissez le numéro de lot (A) et la date d’expiration (B).
  👉 Vous pouvez aussi utiliser une douchette Datamatrix si vous en avez une.
• Cliquez ensuite sur Créer (C).
  ➡️ Le lot nouvellement créé apparaîtra alors dans le sélecteur (1).

Terminez en cliquant sur Enregistrer.

🔸Cas de plusieurs lots d’un même produit

Par défaut, le numéro de lot saisi s’applique à toute la quantité reçue du produit.
Cependant, il peut arriver que vous receviez des boîtes d’un même produit avec des numéros de lots différents. Voici comment procéder :

• Sélectionnez ou créez le premier lot (1)
• Indiquez la quantité correspondant à ce lot dans le champ prévu à cet effet (2)
• Cliquez sur Enregistrer et passer au lot suivant (3)

Répétez l’opération pour chaque lot supplémentaire, jusqu’à ce que la totalité des produits reçus soit correctement répartie par numéro de lot.

 

🔹Réceptionner les produits dans le stock

Cliquez sur le bouton Réceptionner.

Les quantités de la colonne Réceptionner sont ajoutées au stock Vetup.
Ces quantités passent ensuite dans la colonne Reçu.
La colonne Réceptionner passe à 0 pour les produits intégralement reçus.
Si des produits sont partiellement reçus ou non reçus, la quantité manquante reste affichée dans la colonne Réceptionner pour une réception ultérieure de ces reliquats.

 

🔹Gérer les reliquats

Deux cas se présentent si vous avez un ou plusieurs produits qui ne vous ont pas été livrés.

 

🔸Rupture longue (non livrable)

Si vous savez que le produit ne sera pas livré, vous pouvez clôturer la commande  (voir section suivante sur la clôture) sans attendre la réception du produit manquant. Il faudra le recommander plus tard.

 

🔸Rupture temporaire (en attente de livraison)

Fermez la fenêtre de commande sans la clôturer via le bouton ENREGISTRER ou la croix en haut à gauche. Quand le produit arrive :

• Rouvrez la commande
• Saisissez la quantité reçue
• Saisissez les informations de lot si concerné (pas de BLI pour les reliquats)
• Cliquez sur Réceptionner afin de faire entrer en stock le(s) reliquat(s).

• Clôturez ensuite la commande (voir section suivante sur la clôture).

 

🔹Clôturer la commande

Quand tous les produits ont été reçus (quantité dans la colonne Reçu = quantité commandée), le bouton Réceptionner et la colonne Réceptionner disparaissent.
Vous pouvez alors cliquer sur Clôturer (3).

⚠️ La clôture est irréversible.
Une fois la commande clôturée, plus aucun élément ne pourra être modifié : vous ne pourrez plus réceptionner de reliquat, ni ajuster les quantités ou les lots.

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