Ce tutoriel vous explique comment enregistrer un numéro de lot et une date d’expiration pour un produit, que ce soit lors d’une facturation, d’une réception de commande ou directement depuis la fiche produit.

🔹 En facturation

Si vous ajoutez en facturation un produit dont la gestion des lots est activée (👀 voir le tutoriel correspondant), un logo code-barres rouge apparaît en bout de ligne pour vous inviter à renseigner le numéro de lot et la date d’expiration du produit.

Cliquez sur le code-barres rouge.

Dans la fenêtre Informations registre qui s’ouvre, trois options s’offrent à vous :

 

🔸A. Sélectionner un lot existant

Cliquez sur la liste déroulante pour choisir un lot déjà créé.
Si le lot souhaité n’apparaît pas, passez à l’option B.

 

🔸B. Créer un nouveau lot

Vous pouvez utiliser une douchette Datamatrix (👀 voir le tutoriel dédié) pour scanner les informations du lot, ou bien les saisir manuellement.
Une fois les informations complétées, cliquez sur le bouton Créer.
Le nouveau lot sera ajouté à la liste des lots existants et automatiquement sélectionné dans la zone A.

 

🔸C. Gérer les lots existants

Cette option vous permet de consulter les différents lots actifs et archivés pour ce produit.
Une fois le lot sélectionné, cliquez sur Enregistrer.

Le code-barres devient alors vert, et au survol, vous pouvez consulter les informations de lot renseignées.

Ces données seront reprises sur votre registre de sortie et visibles sur votre ordonnance si vous en créez une pour ce produit.

💡 Vous pouvez définir une règle de sélection par défaut pour qu’un lot soit automatiquement proposé (par exemple le dernier utilisé ou le plus ancien). Ainsi, le code-barres sera directement vert lors de l’ajout du produit en facturation.
👀 Voir le tutoriel : Paramétrage de la sélection par défaut des numéros de lots.

💡 Vous pouvez également rendre obligatoire le renseignement du numéro de lot pour certains produits.
👀 Voir le tutoriel : Rendre obligatoire les informations de lot lors de la facturation de certains produits.

🔹 En réception de commande

Pour les produits dont la gestion des lots est activée (👀 voir le tutoriel correspondant), un logo code-barres rouge apparaît également en bout de ligne lors de la réception de commande.

👀 Consultez le tutoriel de réception adapté à votre centrale d’achat liée à Vetup (Alcyon, Alcyon Belux, Centravet, Coveto, CDMV, Covetrus) ou le tutoriel dédié à la réception manuelle si vous n’utilisez pas de centrale connectée à Vetup.

 

🔹 Hors commande ou facturation

Si vous souhaitez ajouter un numéro de lot à un produit en dehors d’une facturation ou d’une commande :

Rendez-vous dans CATALOGUE > Liste des produits et recherchez le produit concerné.

Ouvrez l’onglet Stock, section N° lot, puis cliquez sur GÉRER.

Vous accédez à la liste des lots actifs pour ce produit.
Pour en ajouter un, cliquez sur NOUVEAU.

Remplissez le numéro de lot et la date d’expiration (1), soit à l’aide d’une douchette Datamatrix (👀 voir le tutoriel dédié), soit manuellement.

Cliquez ensuite sur ENREGISTRER (2).

Le lot et sa date d’expiration seront ajoutés à la liste des lots actifs du produit.

 

🔹 Archiver un numéro de lot

Lorsqu’un lot n’est plus utilisé ou est expiré, il doit être archivé manuellement pour ne plus apparaître dans la liste des lots actifs.

🔸 A. Archiver un lot pour un produit particulier

Rendez-vous dans CATALOGUE > Liste des produits, ouvrez la fiche du produit, puis dans l’onglet Stock, cliquez sur GÉRER.

Vous pouvez aussi accéder à cette fenêtre depuis la facturation en cliquant sur Gérer comme vu précédemment.
Cliquez sur le numéro de lot à archiver, puis sur le bouton ARCHIVER.

Une fenêtre de confirmation s’affiche : cliquez sur Oui.
Le lot disparaît de la liste des lots actifs et passe dans les lots archivés.
Pour les afficher, cochez la case Afficher les lots archivés. Les lots archivés sont classés par date d’expiration.

💡 Si vous avez archivé un lot par erreur ou si vous le recevez à nouveau, vous pouvez le réactiver depuis cette même vue en cliquant dessus puis sur Réactiver.

 

🔸 Rechercher des lots expirés à archiver

Dans le menu CATALOGUE > Gestion des lots, vous pouvez filtrer les lots de tous vos produits par date d’expiration afin d’identifier ceux à archiver.

Exemple : sélectionnez une période entre le 1er septembre et aujourd’hui.
Les lots expirés apparaissent, vous pouvez alors les archiver (et éventuellement ajuster le stock).

👀 Voir le tutoriel Ajuster le stock d’un produit.

Cliquez sur la ligne du lot à archiver, puis sur ARCHIVER.

Confirmez l’action en cliquant sur Oui.

Le lot sera déplacé dans la liste des lots archivés. Pour les consulter, cochez la case “Afficher les lots archivés” et ces derniers vous seront affichés par ordre alphabétique des produits.

 

🔹 Droits utilisateur

La gestion des numéros de lot est un droit utilisateur spécifique.
Il peut être activé ou désactivé dans le profil de chaque utilisateur depuis le menu Gestion utilisateurs.

Un utilisateur ne disposant pas de ce droit pourra effectuer toutes les actions décrites dans ce tutoriel, mais n’aura pas accès au menu CATALOGUE > Gestion des lots.

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