Vous avez passé une commande Coveto via Vetup et elle vient d’être livrée à la clinique. Il faut maintenant réceptionner cette commande pour que les produits soient ajoutés au stock. Cette opération est essentielle, pour le suivi de votre stock et vos registres, notamment pour les produits soumis à la gestion de lots.

Dans CATALOGUE > Commandes Fournisseurs (1) retrouvez la commande à réceptionner dans la liste. Utilisez les filtres (2) si besoin :

• Par date de commande (affichée dans la colonne Date)
• Par centrale d’achat (utile si vous en avez plusieurs)
• Par utilisateur (celui qui a passé la commande)
• Par mot-clé (nom d’un produit présent ou numéro de commande)
• Par état de la commande (doit être à l’état Reçu centrale avant réception, 👀 voir tutoriel de passage de commande)

Cliquez sur la ligne de la commande pour l’ouvrir. (3)

Dans la colonne Réceptionner, les quantités inscrites par défaut sont celles commandées. Si un code-barres rouge apparaît à côté d’un produit, cela signifie que ce produit à la gestion de lot activée : il faudra saisir un numéro de lot et une date d’expiration pour valider sa réception.
👀 Voir le tutoriel Gestion des lots.

 

🔹Vérification des quantités reçues

Corrigez les quantités de la colonne Réceptionner si vous avez reçu moins que prévu. Aidez-vous du bon de livraison papier joint à votre commande pour identifier les reliquats.

 

🔹Saisie des numéros de lot

Si vous en avez sur vos produits, cliquez sur les codes-barres rouges pour saisir les numéros de lot et dates d’expiration. Le code-barres devient vert une fois les informations saisies.

Pour renseigner un numéro de lot, vous avez deux possibilités :

• Sélectionner un lot existant déjà enregistré dans votre compte via le sélecteur (1)
• Ou créer un nouveau lot (2).
  

Dans le formulaire de création d’un lot (2):

• Remplissez le numéro de lot (A) et la date d’expiration ( B)
  👉 Vous pouvez aussi utiliser une douchette Datamatrix si vous en avez une.
• Cliquez ensuite sur Créer (C)
  Le lot nouvellement créé apparaîtra alors dans le sélecteur (1)
• Terminez en cliquant sur Enregistrer (3).

🔸Cas de plusieurs lots d’un même produit

Par défaut, le numéro de lot saisi s’applique à toute la quantité reçue du produit.
Cependant, il peut arriver que vous receviez des boîtes d’un même produit avec des numéros de lots différents. Voici comment procéder :

• Sélectionnez ou créez le premier lot (1)
• Indiquez la quantité correspondant à ce lot dans le champ prévu à cet effet (2)
• Cliquez sur Enregistrer et passer au lot suivant (3)
  

Répétez l’opération pour chaque lot supplémentaire, jusqu’à ce que la totalité des produits reçus soit correctement répartie par numéro de lot.

 

🔹Réceptionner les produits dans le stock

Cliquez sur le bouton Réceptionner (1)

Les quantités de la colonne Réceptionner sont ajoutées au stock Vetup.
Ces quantités passent ensuite dans la colonne Reçu.
La colonne Réceptionner passe à 0 pour les produits intégralement reçus.
Si des produits sont partiellement reçus ou non reçus, la quantité manquante reste affichée dans la colonne Réceptionner pour une réception ultérieure de ces reliquats.

 

🔹Gérer les reliquats

Deux cas se présentent si vous avez un ou plusieurs produits qui ne vous ont pas été livrés.

 

🔸Rupture longue (non livrable)

Si vous savez que le produit ne sera pas livré, vous pouvez clôturer la commande  (voir section suivante sur la clôture) sans attendre la réception du produit manquant. Il faudra le recommander plus tard.

 

🔸Rupture temporaire (en attente de livraison)

Fermez la fenêtre de commande sans la clôturer via le bouton Enregistrer ou la croix en haut à gauche. Quand le produit arrive :

• Rouvrez la commande
• Saisissez la quantité reçue
• Saisissez les informations de lot si besoin
• Cliquez sur Réceptionner afin de faire entrer en stock le(s) reliquat(s).

Clôturez ensuite la commande (voir section suivante sur la clôture)

 

🔹Clôturer la commande

Quand tous les produits ont été reçus (quantité dans la colonne Reçu = quantité commandée), le bouton Réceptionner et la colonne Réceptionner disparaissent.

Vous pouvez alors cliquer sur Clôturer (2).

⚠️ Attention : la clôture est irréversible.

Une fois la commande clôturée, plus aucun élément ne pourra être modifié : vous ne pourrez plus réceptionner de reliquat(s), ni ajuster les quantités ou les lots.

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