Ce tutoriel vous guide pas à pas dans la création d’une commande fournisseur, qui sera ensuite transmise directement à votre centrale d’achat via la liaison intégrée à Vetup.

👉  Avant de commencer, assurez-vous que votre centrale est bien activée (voir tutoriel dédié) et correctement paramétrée (👀 voir tutoriel dédié).

 

🔹Créer la commande

Depuis CATALOGUE > Commandes fournisseurs, cliquez sur le bouton NOUVEAU.

Commencez par sélectionner le Fournisseur (1) : si votre centrale est correctement paramétrée, le Code client s’affichera automatiquement (2)

(3) Dans le champ Clinique de livraison, saisissez des initiales, un diminutif (si vous livrez sur plusieurs cliniques), ou simplement 1 si vous n’avez qu’un seul site.

 (4) Dans le champ Mot de passe de livraison, indiquez le mot de passe de votre compte Transnet.

Une fois que les champs obligatoires sont remplis, vous pouvez ajouter des produits à votre commande (5) en cliquant sur le bouton + PRODUIT, ou en utilisant le champ Lecture code-barre si vous travaillez avec une douchette (👀 voir tutoriel dédié).

Le numéro de la commande est automatiquement généré par Vetup. Il comporte la date du jour, l’heure et un code. Vous pouvez néanmoins personnaliser le nom de cette commande.

💡N’hésitez pas à inscrire un commentaire utilise dans le champ Commentaire dédié. (par exemple : Commande aliment pour Mme X, ou Rupture stock Ophtalon)

 

🔹Ajouter des produits

Recherchez les produits à ajouter à votre commande par nom ou par code centrale, à l’aide de la barre de recherche (1).

Si vous gérez vos stocks avec Vetup, cochez la case Produits à réapprovisionner (2). Tous les produits ayant atteint leur seuil de réapprovisionnement s’afficheront automatiquement. Lors de l’ajout d’un des produits listés, une quantité adaptée sera automatiquement proposée afin d’atteindre le stock souhaité (👀 voir tutoriel dédié).

Cochez les cases des produits à commander (3), puis cliquez sur le bouton AJOUTER LA SÉLECTION À LA COMMANDE (4)

Au fur et à mesure de vos ajouts, vérifiez attentivement les quantités à commander et ajustez-les si nécessaire.

⚠️ Attention : dans la colonne Quantité, vous devez renseigner la quantité à commander en tenant compte du conditionnement d’origine, tel qu’il est défini par la centrale d’achat, et non celui de votre catalogue Vetup.

Exemples :
Si vous souhaitez commander un flacon de 10 ml, mais que ce produit est déconditionné au ml dans votre catalogue Vetup, n’indiquez pas “10” en quantité, sinon vous recevrez 10 flacons.
Si vous souhaitez commander une boîte contenant 5 plaquettes de 10 comprimés (soit 50 comprimés), mais que ce produit est déconditionné à la plaquette dans votre catalogue Vetup, n’indiquez pas “5” en quantité, sinon vous recevrez 5 boîtes entières.

👀 Voir tutoriel sur le déconditionnement de produits dans votre catalogue.

Vous pouvez interrompre votre commande à tout moment en cliquant sur le bouton ENREGISTRER, puis y revenir plus tard pour la finaliser.

 

🔹Envoyer la commande

Une fois tous les produits ajoutés à votre commande, cliquez sur le bouton COMMANDE FTP (1) pour la transmettre directement à Centravet.
Pour effectuer une commande via des fichiers CSV, 👀 consultez le tutoriel dédié.

Votre commande est désormais transmise à Centravet.

Indiquez que la commande a bien été reçue par la centrale en cliquant sur le bouton Reçu Centrale (2).

Vous pouvez fermer cette fenêtre de commande en cliquant sur la croix en haut à gauche ou sur le bouton ENREGISTRER.

→ Ne modifiez plus rien dans la commande à ce stade.

Vous la réouvrirez uniquement lors de la réception physique des produits en clinique, en suivant le 👀 tutoriel dédié à la réception de commande.

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