Vous avez passé une commande Alcyon via Vetup et elle vient d’être livrée à la clinique. Il faut maintenant réceptionner cette commande pour que les produits soient ajoutés au stock. Cette opération est essentielle, pour le suivi de votre stock et vos registres notamment pour les produits soumis à la gestion de lots.

Dans CATALOGUE > Commandes Fournisseurs (1) retrouvez la commande à réceptionner dans la liste. Utilisez les filtres (2) si besoin :

• Par date de commande (affichée dans la colonne Date).
• Par centrale d’achat (utile si vous en avez plusieurs).
• Par utilisateur (celui qui a passé la commande).
• Par mot-clé (nom d’un produit présent ou numéro de commande).
• Par état de la commande (doit être à l’état Reçu centrale avant réception, voir 👀 tutoriel de passage de commande).

Cliquez sur la ligne de la commande pour l’ouvrir. (3)

Dans la colonne Réceptionner, les quantités inscrites par défaut sont celles commandées. Si un code-barres rouge apparaît à côté d’un produit, cela signifie que ce produit a la gestion de lot activée : il faudra saisir un numéro de lot et une date d’expiration pour valider sa réception.
Voir le tutoriel : 👀 Gestion des lots des produits.

 

🔹Utilisation du BLI (bon de livraison informatisé)

Vetup récupère automatiquement le bon de livraison informatisé de votre commande. Vous allez l’utiliser afin de remplir automatiquement les quantités que vous avez reçues et les informations de lots associés (numéros + date d’expiration). Cliquez sur BON DE LIVRAISON (1).

🔸Cas 1 : Le BLI est trouvé automatiquement

Une fenêtre vous affiche la liste des correspondances de produits trouvées dans le BLI. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

🔸Cas 2 : Le BLI doit être sélectionné

Une fenêtre vous informe que le BL n’a pas été trouvé automatiquement. Ne la fermez pas !
Cliquez sur Recherche Manuelle.

Trouvez le BLI associé à votre commande. Pour vous aider, passez la souris sur l’icône de la colonne Produits pour voir la liste des produits en infobulle. Une fois le BLI identifié, cliquez sur la ligne.

Une fenêtre vous affiche la liste des correspondances de produits trouvées dans le BLI. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre.

Le BLI a automatiquement rempli : 

A. Les quantités de la colonne Réceptionner
Dans cet exemple, le BLI a détecté un reliquat d’Adjusol seuls 3 sont présents sur les 4 commandés.

B. Les numéros de lot et date d’expiration des produits en gestion des lots : les codes barres rouges sont devenus verts.

📌 Si un code-barres reste rouge, cela signifie que les informations de lots ne sont pas contenues dans le BLI. Cliquez alors dessus pour créer manuellement les informations ou sélectionner un lot existant.

🔸Cas 3 : Absence du BLI

Il peut arriver qu’un BLI soit exceptionnellement indisponible, soit en raison d’une mise en ligne tardive par la centrale, soit à cause d’un problème technique de cette dernière ou de Vetup.
Dans ce cas, le BLI n’apparaîtra donc pas dans la liste après votre recherche manuelle.

Lorsque cela se produit :

• les quantités sont automatiquement remises à zéro,
• les informations de lots ne sont pas renseignées (le code-barres reste rouge).

Pour ne pas rester bloqué par cette situation, saisissez manuellement les quantités reçues pour chaque produit ainsi que les informations de lots en cliquant sur les codes-barres.

👉 Vous pouvez vous aider des sections 👀 Vérification des quantités reçues et 👀 Saisi des informations de lot du tutoriel 👀 Réceptionner une commande d’une centrale non liée à Vetup.

Vous pourrez ensuite effectuer votre réception en suivant la suite du tutoriel afin de mettre correctement votre stock à jour. Enfin, contactez votre centrale ou, le cas échéant, le support Vetup pour signaler ce problème technique.

 

🔹Réceptionner les produits dans le stock

Cliquez sur le bouton Réceptionner.

Les quantités de la colonne Réceptionner sont ajoutées au stock Vetup.
Ces quantités passent ensuite dans la colonne Reçu.
La colonne Réceptionner passe à 0 pour les produits intégralement reçus.
Si des produits sont partiellement reçus ou non reçus, la quantité manquante reste affichée dans la colonne Réceptionner pour une réception ultérieure de ces reliquats.

 

🔹Gérer les reliquats

Deux cas se présentent si vous avez un ou plusieurs produits qui ne vous ont pas été livrés.

🔸Rupture longue (non livrable)

Si vous savez que le produit ne sera pas livré, vous pouvez clôturer la commande  (voir section suivante sur la clôture) sans attendre la réception du produit manquant. Il faudra le recommander plus tard.

 

🔸Rupture temporaire (en attente de livraison)

Fermez la fenêtre de commande sans la clôturer via le bouton Enregistrer ou la croix en haut à gauche.

Lorsque  le produit arrive :

1. Rouvrez la commande.
2. Saisissez la quantité reçue.
3. Saisissez les informations de lot si concerné (pas de BLI pour les reliquats).
4. Cliquez sur Réceptionner afin de faire entrer en stock le(s) reliquat(s).

Clôturez ensuite la commande (voir section suivante sur la clôture).

 

🔹Clôturer la commande

Quand tous les produits ont été reçus (quantité dans la colonne Reçu = quantité commandée), le bouton Réceptionner et la colonne Réceptionner disparaissent.
Vous pouvez alors cliquer sur Clôturer (3).

⚠️ Attention : la clôture est irréversible.

Une fois la commande clôturée, plus aucun élément ne pourra être modifié : vous ne pourrez plus réceptionner de reliquat, ni ajuster les quantités ou les lots.

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