Pour pouvoir associer un rappel à un acte ou à un produit, vous devez au préalable créer un modèle de rappel. Ce modèle définit le contenu du message (mail, SMS, courrier), vous permettant de le personnaliser grâce aux champs de fusion.

Les menus sont séparés selon le type de rappel que vous souhaitez créer.
Rendez-vous dans MODÈLES > Modèles rappels actes ou MODÈLES > Modèles rappels produits, selon le cas.
Par défaut, des modèles types sont déjà présents dans Modèles de rappels d’actes.

🔹Créer un modèle

Cliquez sur le bouton Nouveau.
Ajoutez le nom de votre modèle (1).

Si vous êtes en mode multiclinique, vous pouvez cocher la case (2) pour rendre ce modèle disponible dans toutes vos cliniques. Laissez-la décochée si vous souhaitez que le modèle soit uniquement accessible dans la clinique actuelle.
Rédigez votre contenu dans l’onglet (3) correspondant au mode d’envoi souhaité (Courrier, Email, SMS, Rappel téléphonique)

⚠️ Il est important de bien saisir votre message dans le bon onglet. Par exemple, si vous remplissez uniquement l’onglet Email et laissez les autres vides, seul le mode d’envoi par mail sera disponible lors de la création du rappel.

👍 Utilisez les outils de mise en forme proposés pour ajuster la taille du texte, le surligner ou effectuer d’autres modifications.

📌 Dans l’onglet Email, le champ Sujet (e-mail) correspond à l’objet de votre mail. Ce champ est obligatoire.
📌 L’onglet Rappel téléphonique vous permet de rédiger une trame ou un discours à tenir à l’oral lorsque vous appelez les clients. Ce contenu ne sera jamais transmis à un client.

🔸Utiliser des champs de fusion

Les champs de fusion permettent d’intégrer automatiquement des informations spécifiques au client pour chaque envoi.
Cliquez sur Champs de fusion pour ajouter un champ de fusion à l’endroit où se trouve votre curseur (n’oubliez pas de mettre un espace).

Les champs disponibles sont classés par thématique (informations client, clinique, animal). Leur disponibilité dépend du type de modèle que vous êtes en train d’éditer : pour un modèle de rappel d’acte, vous ne verrez pas les champs liés aux produits, et inversement.
Cliquez sur un champ pour l’insérer dans votre contenu. 

 

🔸Longueur des SMS

Dans l’onglet SMS, un compteur s’actualise pour vous indiquer combien de SMS seront nécessaires pour envoyer le message. En effet, un message trop long sera automatiquement découpé en plusieurs SMS.

Consultez les tutoriels dédiés pour gérer votre consommation de SMS et éviter les dépassements forfaitaires de votre abonnement.
👀 Consulter ma consommation de SMS/EMAIL
👀 Réduire sa consommation de SMS

 

🔹Modifier un modèle

Pour modifier un modèle de rappel (acte ou produit), cliquez sur la ligne ou sur l’icône stylo au bout de la ligne afin d’ouvrir la fenêtre de modification. Apportez les ajustements souhaités.
N’oubliez pas de cliquer sur ENREGISTRER pour valider vos changements.

 

🔹Dupliquer un modèle

🧐 Vous pouvez dupliquer un modèle existant pour le réutiliser comme base et effectuer quelques ajustements, sans avoir à tout réécrire.

Cliquez sur l’icône Dupliquer au bout de la ligne.

Une fenêtre pop-up vous demandera de confirmer la duplication. Cliquez sur Oui.
Un nouveau modèle sera créé, identique à l’original, avec la mention « (copie) » ajoutée à la fin de son nom. Vous pouvez bien sûr renommer ce modèle.

 

🔹Supprimer un modèle

Pour supprimer un modèle de rappel (acte ou produit), cliquez sur la ligne ou sur l’icône stylo pour accéder à la fenêtre de modification, puis cliquez sur SUPPRIMER.

Une fenêtre pop-up vous demandera de confirmer. Cliquez sur OUI.

⚠️ Si le modèle est actuellement utilisé par un acte ou un produit, la suppression sera bloquée.

Pour supprimer un modèle utilisé, vous devrez d’abord modifier l’acte ou le produit concerné pour qu’il n’y soit plus associé.

Une fois vos modèles créés, vous pouvez passer à la création des rappels.

👀 Consultez le tutoriel Créer des rappels pour mes actes et mes produits.

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